In der zweiten Phase widmet man sich nun der konkreten Planung des Projekts. Die Grundlage ist, die Projektleitung zu vergeben und ein Team aufzustellen, damit die später am Projekt arbeitenden Personen bereits jetzt, bei der Planung, involviert sind. Von der zuvor erwähnten Grobplanung geht es nun immer mehr ins Detail. Eine Feinplanung wird erstellt und das Projekt wird in Teilprojekte gegliedert, deren Umsetzung sich später wie ein Puzzle zu einem grossen Ganzen, dem vollständigen Projekt, zusammenfügen soll. Für die Teilprojekte können, abhängig von deren Grösse, ebenso wie beim Gesamtprojekt wiederum Ziele definiert und nutzbare Ressourcen festgelegt werden.

Projektleiter und Teams stimmen dann, basierend auf der detaillierten Planung, die Kosten und Ressourcen genauer ab. Auch sollten sie klären, ob die zu Beginn getroffenen Annahmen realistisch und machbar (Machbarkeitsstudie) sind. Gegebenenfalls können hier somit die benötigten Ressourcen noch entsprechend abgeändert werden. Um Übersichtlichkeit zu wahren, wird alles ein einem Projektmanagementplan (z.B. Gantt)  festgehalten – von den geplanten Kosten und den eingesetzten Ressourcen, bis hin zu den Zielen und wer am Projekt mitarbeitet. Im Projektmanagementplan wird dann auch genau angegeben, welche Verantwortungsbereiche von welchen Mitarbeitern abgedeckt werden. Alle Verantwortungen von Beginn an genau zu klären hilft später, wenn Unklarheiten auftreten, um Konflikte zu vermeiden. Der Projektmanagementplan wird final durch den Projektauftraggeber freigegeben.

Nach der Freigabe des Projektes geht es an die Arbeit. Während intensiv an der Realisierung des Projekts getüftelt wird, passieren einige Tätigkeiten laufend während der gesamten Dauer. Das sind insbesondere das Projektcontrolling und das Risikomanagement. Laufend geprüft wird der Fortschritt des Projektes. Das kann beispielsweise so passieren, dass die Erreichung von Teilzielen oder Meilensteinen gemessen wird. Für Abweichungen aller Art – sei es zeitlich oder hinsichtlich finanzieller Ressourcen – werden Risikoabschätzungen getroffen. Beeinflusst die Abweichung den Gesamterfolg des Projektes oder stellt diese sogar eine Gefahr für die Fortführbarkeit des Projektes dar? Diese Massnahmen dienen vor allem der frühen Erkennung möglicher Probleme, sodass rechtzeitig gegengesteuert werden kann.

Einheitliche Dokumentation
Die laufenden Evaluierungen setzen solide Dokumentation (Projektjournal) der Vorgänge und der bisher erreichten Punkte voraus. Es sollte laufend dokumentiert werden, auch um später mögliche Fehlerquellen finden zu können oder Datenmaterial für andere Projekte vorliegen zu haben. Bei der Dokumentation ist Einheitlichkeit wichtig. So wird sichergestellt, dass alle Projektmitarbeiter in derselben Form bestimmte Vorgänge dokumentieren, wodurch diese dann leichter für andere auffindbar, vergleichbar und auswertbar sind. In der Regel erfolgt dies bei Projekten der BINARYCUBE GMBH mit unserem Projektjournal.

Über das gesamte Projekt hinweg arbeiten die Projektmitarbeiter intensiv zusammen. Jedes Team durchläuft dabei eine gewisse Veränderung. Dazu gibt es beispielsweise das Phasenmodell von Tuckman, das besagt, dass jedes Team die Phasen „Norming – Storming – Forming – Performing“ durchläuft. Das Modell besagt, dass sich jede Gruppe erst finden muss und es gerade anfangs zu Abstimmungsschwierigkeiten und viel Kommunikationsbedarf kommen kann, bevor sich die Kompetenzen der Teammitglieder auftuen und es schließlich zur gemeinsamen Arbeit kommt. Die Weiterentwicklung des Teams kann durch verschiedene Maßnahmen, sei es Teambuilding oder guter Feedbackkultur, gefördert werden.

Wenn das Projekt abgeschlossen wird, bedarf es einiger Reflexionen. Das beginnt damit, messbare Dinge zu prüfen, insbesondere die Zielerreichung. Das Projekt wird an den Projektauftraggeber übergeben und von diesem final abgenommen. Danach steht im Fokus, wie das gesamte Projekt verlaufen ist. Wo gab es unerwartete Hürden? Welche Phasen waren besonders schwierig? Wie lief es zwischenmenschlich und wo kann sich jede und jeder einzelne verbessern? Wurden die finanziellen Vorgaben eingehalten (Gegenüberstellung der Finanzdaten)?

Die Reflexion dient vor allem auch dazu, Daten für weitere Projekte zu sammeln. Fehler sollen dokumentiert werden, damit andere Projektteams diese nicht ebenfalls begehen (Lessons Learned). Das Projekt endet also nicht mit der Übergabe an den Auftraggeber, sondern erst mit dem erfolgreichen Abschluss, inklusive Dokumentation und Reflexion für zukünftige Projekte.